「メールが多すぎて必要なメールを探せない」
「受信トレイが未読メールだらけ」
「広告メールが毎日のように届く」
そんな状態になっていませんか？
仕事やネットショッピング、サービスへの登録などを続けていると、メールは少しずつ増えていきます。
気づいたときには、何千通ものメールがたまっていることもあります。
そこで今回は、メールをスッキリ整理する方法を7つ紹介します。
難しい作業は必要ありません。
少しずつ整理するだけでも、必要なメールを見つけやすくなります。
1. 不要なメールを削除する
まずは、明らかに必要のないメールを削除しましょう。
例えば、
- 期限が切れたお知らせ
- 何年も前のキャンペーン
- 不要な広告
- 重複しているメール
- すでに対応が終わった通知
などです。
最初からすべてのメールを整理しようとすると大変なので、まずは「これは絶対にいらない」というメールから削除していきましょう。
2. メルマガを整理する
メールが増える大きな原因の一つがメールマガジンです。
以前登録したものの、現在はほとんど読んでいないメルマガが残っているかもしれません。
今後も読む予定がないものは、配信停止を検討しましょう。
メールの一番下に「配信停止」「購読解除」などの案内がある場合は、そこから手続きできます。
一度整理すると、その後に届くメールも減らせます。
3. フォルダやラベルで分類する
必要なメールまで削除する必要はありません。
今後も保存しておきたいメールは、カテゴリーごとに整理すると便利です。
例えば、
- 仕事
- 買い物
- 旅行
- お金
- 登録サービス
- 大切な連絡
などです。
メールサービスによって名称は異なりますが、フォルダやラベルなどを利用できます。
分類しすぎると逆に分かりにくくなるので、最初は3～5個程度から始めるのがおすすめです。
4. 検索機能を活用する
メールが多い人ほど、検索機能を使うことが重要です。
例えば、
「Amazon」
「旅行」
「請求」
「予約」
など、メールに含まれていそうな言葉で検索します。
メールを一通ずつ探すより、検索したほうが圧倒的に早い場合があります。
「メールを全部整理してからでないと検索できない」と考える必要はありません。
検索を上手に使うこと自体がメール整理の一つの方法です。
5. 大切なメールは分かりやすく保存する
重要なメールは、後からすぐ見つけられる状態にしておきましょう。
例えば、
- 予約確認
- 契約に関するメール
- 購入履歴
- 領収書
- 大切な連絡
などです。
必要なメールを保存する場合は、分かりやすいフォルダやラベルに入れておくと安心です。
ただし、重要な情報についてはメールだけに頼らず、必要に応じて別の場所にも記録しておきましょう。
6. 古いメールを一気に整理しすぎない
メール整理でありがちな失敗が、最初から完璧に整理しようとすることです。
何千通ものメールがある場合、一気に全部整理するのはかなり大変です。
そこで、
今日は10分だけ
と時間を決めて整理してみましょう。
例えば、
月曜日 → 広告メール
水曜日 → 不要な通知
金曜日 → 古いメール
というように分けても構いません。
少しずつ整理すれば、負担も小さくなります。
7. 月1回メールを整理する
一度きれいにしても、そのまま放置するとまたメールは増えていきます。
そこでおすすめなのが、月1回のメール整理です。
例えば毎月1日に、
- 不要なメールを削除
- メルマガを確認
- 重要なメールを整理
- 不要なサービスの配信停止
を行います。
10～15分程度でも十分です。
定期的に整理する習慣を作れば、メールが大量にたまるのを防ぎやすくなります。
メール整理をすると探す時間も減らせる
メールを整理する一番のメリットは、見た目がスッキリすることだけではありません。
必要なメールを探す時間を減らせることも大きなメリットです。
例えば、
「去年予約したホテルのメールを探したい」
「以前購入した商品のメールを確認したい」
というとき、整理されていればすぐに見つけられます。
1回の検索時間は数分でも、積み重なると大きな時間になります。
スマホの中も一緒に整理してみよう
メールを整理したら、スマホの中も少し確認してみましょう。
不要な写真やファイルなどがたまっていると、必要な情報を探すのが大変になります。
以前紹介した「スマホの写真を整理する方法」では、不要な写真やスクリーンショットを整理する方法を紹介しています。
メールと写真を一緒に整理すれば、スマホの中もかなりスッキリします。
暇な時間にメール整理をするのもおすすめ
メール整理は、特別な道具を必要としません。
ちょっとした空き時間にスマホを開いて、不要なメールを削除するだけでもOKです。
「何となくスマホを見ているだけ」という時間があるなら、10分だけメール整理をしてみるのもおすすめです。
もっとお金をかけずに時間を有効活用したい人は、「お金のかからない暇つぶし」の記事も参考にしてみてください。
AIを使って整理方法を考えることもできる
AIを使ったことがある人なら、整理のルールを考えてもらう方法もあります。
例えば、
「メールが多すぎて困っています。仕事、買い物、旅行、重要メールに分ける整理方法を考えてください。」
とChatGPTに相談できます。
AIに整理の「ルール」を考えてもらい、実際のメール整理は自分で行うという使い方です。
AIをまだ使ったことがない人は、以前紹介した「暇つぶしにおすすめ！無料AIツール5選」から試してみるのもおすすめです。
まとめ
メールを整理する方法は次の7つです。
- 不要なメールを削除する
- メルマガを整理する
- フォルダやラベルで分類する
- 検索機能を活用する
- 大切なメールを分かりやすく保存する
- 古いメールを一気に整理しすぎない
- 月1回メールを整理する
メール整理は、一度に全部やる必要はありません。
まずは今日、不要なメールを10通削除するところから始めてみましょう。
少しずつ整理していけば、受信トレイも使いやすくなっていきます。
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