「毎日届く大量のメールを整理するのが面倒……」 「Excelの関数や数式を調べるのに時間がかかる……」
仕事や作業をしていると、こうしたちょっとした手間に時間を取られることがよくあります。
劇的に効率化しようとすると大変ですが、「ほんの少し楽にする」くらいならChatGPTを使うことでかなり手軽に実現できます。
今回は、難しい設定やプログラミングを使わずに、普段のやり取りやExcel作業をちょっと快適にするChatGPTの活用法をまとめました。
ChatGPTにメールの分類ルールを考えてもらう
メールが多すぎて、どう分類したらいいか分からない場合は、ChatGPTに相談できます。
プロンプト例： 「メールが多くて整理できません。 主に通販、仕事、請求、サービスからのお知らせが届きます。 Gmailで管理しやすい分類方法を考えてください。 フォルダやラベルは増やしすぎない方法でお願いします。」
「メールを整理して」とだけ頼むより、自分がどんなメールを受け取っているのかを伝えるのがポイントです。
メールの件名を見やすくするルールも作れる
メールの件名にパターンを作っておくと、後から探すのが一気に楽になります。
プロンプト例： 「メールの件名を分かりやすくしたいです。『仕事』『確認』『急ぎ』『保管』などの分類を使って、件名の付け方のルールを提案してください。」
ルールを決めておくだけで、後から検索するときのストレスをかなり減らせます。
届いたメールを短く要約してもらう
長いメールや確認事項が多いメールは、文章を読むだけで時間がかかります。
プロンプト例： 「以下のメールの内容を、要点3つで分かりやすくまとめてください。」 （※メール本文を貼り付け）
重要なポイントだけを先に把握できるので、返信や確認のスピードが上がります。
※名前や社名、住所などの個人情報・機密情報は入力しないように注意しましょう。
メールの返信文案を作ってもらう
返信内容に困ったときも、ChatGPTに下書きを作ってもらうとスムーズです。
プロンプト例： 「取引先から日程調整のメールが来ました。以下の条件で丁寧な返信文を作ってください。 ・提案された日は都合が悪い ・別の日程を3つ提示する（〇月〇日〇時〜など） ・丁寧なビジネス文章にする」
出てきた文章をそのまま使うのではなく、自分の状況に合わせて少し直すくらいで使うと自然な文章になります。
定型文をいくつパターン化しておく
よく使う文章は、パターン化して保存しておくと便利です。
プロンプト例： 「お礼メール、確認メール、断りメールの3パターンで、使いやすいビジネスメールの定型文を作ってください。」
作った文章をメモ帳や辞書登録に入れておけば、日々のメール作成がかなり楽になります。
Excelの関数を教えてもらう
Excelで「この条件に合うデータだけ数えたい」という場面があり、関数名が分からないときは、やりたいことをそのままChatGPTに書いて聞くようにしています。
関数名を自分で調べてから質問するより、「こうしたい」と先に伝えたほうが、何を使えばいいのか整理しやすいためです。
プロンプト例： 「ExcelでA列の名前とB列の売上を使って、売上が5,000円以上の人だけをカウントしたいです。使える関数と数式を教えてください。」
わざわざ検索サイトで何ページも探さなくても、状況に合った関数をすぐに教えてもらえます。
エラーが出た原因を聞いてみる
Excelで #VALUE! や #N/A などのエラーが出たとき、理由が分からないと困りますよね。
プロンプト例： 「ExcelのVLOOKUP関数で #N/A エラーが出ました。考えられる原因と解決方法を分かりやすく教えてください。」
原因の候補を出してくれるので、どこを修正すればいいか判断しやすくなります。
表の作り方や整理方法を相談する
「見やすい表を作りたいけれど、どうレイアウトすればいいか分からない」というときも相談できます。
プロンプト例： 「月ごとの売上と経費をまとめる表を作りたいです。Excelで見やすいレイアウトと項目の並び順を提案してください。」
項目の並べ方や見出しの付け方など、表作りの基本をアドバイスしてもらえます。
条件付き書式のルールを考えてもらう
「特定の数字だけ色を変えたい」というときも、設定手順を具体的に教えてもらえます。
プロンプト例： 「Excelで、期限が過ぎている日付のセルだけを自動で赤色にする方法を教えてください。条件付き書式の手順を分かりやすく解説してください。」
ChatGPTに手順を聞きながら進めれば、Excel初心者でも設定方法を確認しやすくなります。
簡単なマクロ（VBA）を作ってもらう
少し慣れてきたら、VBA（マクロ）の作成を頼むこともできます。
プロンプト例： 「Excelで、ボタンを押すと指定した範囲のデータをクリアする簡単なVBAコードを作ってください。使い方の手順も教えてください。」
コードと一緒に使い方の手順も出してくれるので、自動化の第一歩として試してみるのもおすすめです。
個人情報や重要なデータは入力しない（重要）
ChatGPTを使ううえで、最も気をつけたいのがセキュリティです。
- 本名や住所などの個人情報
- 会社の秘密情報や社内データ
- 顧客情報やパスワード
これらは絶対に入力しないようにしましょう。
メール文章やExcelデータを貼り付けるときは、名前を「〇〇様」「A社」などに置き換えて使うのが基本です。
完璧を求めず「7割」で使う
ChatGPTの回答は、必ずしも100%正しいとは限りません。
だからこそ、「7割くらい作ってもらって、最後の仕上げは自分でやる」くらいの感覚で使うのが一番効率的です。
ゼロから考えるより、土台がある状態から直すほうが圧倒的に時間を短縮できます。
まとめ
ChatGPTは特別なプログラミング知識がなくても、日々の面倒な作業を減らしてくれる便利なツールです。
- メールの分類・要約・返信案の作成
- Excelの関数・エラー対処・表作成の相談
まずは「メールの返信案を1つ作ってもらう」「分からない関数を1つ聞いてみる」といった小さなことから試してみてください。
ほんの少し作業が楽になるだけでも、日々のストレスはかなり減りますよ。
ChatGPTはメール整理だけでなく、仕事そのものを整理したいときにも使えます。ChatGPTで自分の仕事を整理してみた方法も紹介しています。
また、ChatGPTは仕事だけでなく、調べものや勉強にも活用できます。Perplexityと使い分けて英語を勉強してみた方法も紹介しています。
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